工作說明書(SOW)
本文件用於在簽約前把範圍、做法與完成標準寫清楚。內容依您刊登的需求與派車營運的通則撰寫,待您指認車隊型態後補齊差異部分。
一、範圍
| 區塊 | 內容 |
|---|---|
| 主檔 | 車輛、司機、客戶三張主檔,含證照到期日與車輛檢驗日 |
| 派工 | 任務單建立、指派車與司機、改派、取消,含衝突檢查 |
| 司機 App | 今日任務、接受、出發、完成回報、異常回報、歷史查詢 |
| 同步 | 司機端位置與狀態回報,後台看板即時更新,離線暫存續傳 |
| 工時 | 指派前檢核法定駕駛工時,違反則擋下並指出原因 |
| 通知 | 派工、變更、異常三類推播 |
| 報表 | 出車統計、里程、司機工時、異常件數 |
| 後台權限 | 調度、主管、司機三種角色,看得到的範圍不同 |
二、任務單的狀態
整套系統的核心是一張任務單和它的狀態。所有功能都是在這張表上做動作,每次狀態變更都留下誰、在什麼時間、從哪個狀態轉到哪個狀態。
| 狀態 | 意義 | 由誰觸發 |
|---|---|---|
| 待指派 | 建單完成,還沒有車與司機 | 後台建單,或由客戶需求轉入 |
| 已指派 | 車與司機都定了,司機尚未接受 | 後台指派,觸發推播 |
| 已接受 | 司機在 App 上按了接受 | 司機操作,此時工時開始計算 |
| 執行中 | 司機回報出發 | 司機操作,位置開始回傳 |
| 已完成 | 司機回報完成,含里程與異常註記 | 司機操作,進入報表 |
| 異常 | 無法執行:車輛故障、客戶取消、司機請假 | 任一端皆可觸發,需指定原因 |
派車系統最常見的問題不是功能不夠,是「這張單現在到底怎麼了」沒有人說得準:司機說他講過了、調度說沒收到、客戶問車到哪了誰都答不出來。
把狀態定義清楚並且每次轉換都留痕,這個問題就消失了。後台看板、司機 App、報表全部讀同一份狀態,不會出現兩邊講法不一致的情況。
三、司機 App
司機在開車,App 的設計前提是戴著手套、在車上、光線很差、只能看一眼。
司機端要做成網頁 App 還是上架的原生 App,是交付方式的選擇(比較與建議見〈總覽〉第三節),不影響下面的畫面與功能。
唯一受影響的是定位:網頁 App 為節點式定位(回報當下取座標),原生 App 可持續背景回報。
| 畫面 | 內容 | 設計原則 |
|---|---|---|
| 今日任務 | 今天要跑的任務,依時間排序 | 一進來就是這頁,不需要點任何選單 |
| 任務詳情 | 客戶、地點、時間、備註、聯絡電話 | 電話與地址可一鍵撥號、一鍵導航 |
| 回報 | 出發、完成、異常三個大按鈕 | 按鈕大、確認一次、不需打字 |
| 異常回報 | 從清單選原因,可加拍照 | 選項固定,避免自由填寫難以統計 |
| 歷史 | 查自己過去的任務與工時 | 司機自己對得到帳,減少爭議 |
不放聊天功能、不放公告牆、不放多層選單。司機端每多一個功能,就多一個開車時分心的理由,也多一個他不會用的理由。
需要溝通的事情走電話或既有的通訊軟體,系統只負責任務與狀態。
四、駕駛工時檢核
這是本案我建議一定要做、但多數派車系統沒有的一項。指派任務時,系統依已排定的任務推算該司機的駕駛時間,違反法定上限就擋下來。
| 規定 | 內容 |
|---|---|
| 每日駕車上限 | 10 小時 |
| 連續駕車 | 連續駕車 4 小時,至少應有 30 分鐘休息 |
| 特殊情況 | 最多連續駕車不得超過 6 小時,且休息須一次休滿 45 分鐘 |
| 兩工作日之間 | 應有連續 10 小時以上休息時間 |
以上為汽車運輸業管理規則第 19 條之 2 的規定,條文全文。
派工是用排的,違規往往不是故意的——是排班的當下沒有人在心算這個司機這週已經開了幾小時。等到出事或被稽查才發現,代價不是系統開發費可以比的。
系統做這件事幾乎沒有額外成本:指派的當下資料都在手上,算一次就好。不做的話,這個責任就一直掛在調度人員的記性上。
五、後台
| 畫面 | 內容 |
|---|---|
| 今日看板 | 未指派、已指派、執行中、已完成、異常分欄,一頁看完當天狀況 |
| 任務管理 | 建單、改派、取消,含歷程查詢 |
| 車輛與司機 | 主檔維護,含證照與檢驗到期提醒 |
| 地圖 | 執行中車輛的位置 |
| 報表 | 出車統計、里程、司機工時、異常件數,可匯出 |
| 設定 | 使用者與權限、異常原因清單、通知對象 |
六、驗收標準
由您的調度人員與一位司機實際操作,不是看簡報。四個動作全部通過即算完成。
| # | 動作 | 通過標準 |
|---|---|---|
| 1 | 後台建一張任務單並指派給司機 | 司機手機在 30 秒內收到推播,App 上看得到這張單 |
| 2 | 司機在 App 上接受、出發、完成 | 每一步後台看板即時反映;完成後該筆進入報表 |
| 3 | 把司機手機切飛航模式後回報完成,再開回網路 | 回報不會遺失,恢復連線後自動送出,後台看得到正確的回報時間 |
| 4 | 指派一張會讓某司機超過法定工時的任務 | 系統擋下並明確指出違反哪一項、該司機目前已排定多少工時 |
七、待確認事項
前三項不先定義,做出來一定與您預期不符。
- 車隊型態:遊覽車包車、貨運配送、還是固定接駁(見〈總覽〉第二節)
- 現在怎麼派車:電話、LINE 群、還是紙本派工單。新系統要取代的是這個流程,所以得先看懂它
- 車輛與司機各有多少:這決定看板怎麼設計,十台車和一百台車的畫面不一樣
- 車上現有的設備:有沒有裝 GPS 或行車紀錄器,是哪一家的、能不能取得資料(見〈參考附錄〉四)
- 貴司的車輛動態資料是否需要上傳主管機關平台。若有此需求請告知,介接規格需另行評估
- 司機的手機是公司配發還是自備,作業系統版本大致落在哪
八、明確不含
- 車機、GPS 硬體或行車紀錄器的採購與安裝
- 與主管機關平台的介接(需先確認規格後另行報價)
- 客戶端的下單介面或查詢頁(本案為內部系統)
- 薪資計算與人事系統
- 既有資料的清理與匯入(可另議)
- 主機與推播服務的月費
- 若選原生 App:開發者帳號年費(Apple US$99/年、Google US$25 一次性),由貴司持有
九、保固
| 期間 | 涵蓋 |
|---|---|
| 交付後 90 天 | 本案架構下的異常修復,不另計費 |
| 交付後 30 天 | 2 次非缺陷微調(如欄位順序、通知措辭),未使用即失效 |
異常原因清單、通知對象、使用者權限這類設定值的調整,您自己在後台就能改,不佔微調次數。
作品:xuzheng.com.tw、chihuahuatrip.tw